Digitalización del control horario: clave para adaptarse a la nueva ley y evitar sanciones
La nueva ley de reducción de jornada laboral en España, aprobada el 4 de febrero de 2025 por el Consejo de Ministros, establece como meta bajar progresivamente la semana laboral de 40 a 37,5 horas a partir del 1 de enero de 2026, sin que ello afecte al salario.
Una de las medidas centrales de la norma es el control de presencia por móvil, que obliga a las empresas a manejar su capital humano mediante soluciones tecnológicas. El incumplimiento puede derivar en multas que pueden llegar hasta 10.000 euros por empleado, especialmente cuando hay fallos o alteraciones en los datos.
¿Por qué es imprescindible digitalizar el control horario?
El Real Decreto-ley 8/2019 establece que todas las empresas deben llevar un diario con las horas de entrada, salida, pausas y extras de cada trabajador, conservando ese registro un mínimo de cuatro años. En 2025, ya ha quedado prohibido usar papel o hojas de Excel, pues solo se aceptarán sistemas digitales automáticos, imposibles de alterar y accesibles en tiempo real para inspecciones, los sindicatos y el propio empleado.
Las multas por no cumplir pueden empezar en 70 y llegar hasta 750 euros si se considera falta leve. Si la empresa ha manipulado datos o se niega a dar acceso, el importe puede ascender a miles de euros. En los supuestos más graves, la sanción podría llegar a los 10.000 euros por cada trabajador involucrado.
Contar con un registro exacto y abierto protege a los empleados de abusos como horas extra que no se pagan o jornadas excesivamente largas. Un control así también fortalece el derecho a desconectar fuera del horario laboral.
Herramientas digitales: apps de control horario por móvil
Las aplicaciones móviles para registrar la jornada se han convertido en una solución ágil y flexible para muchas empresas. Algunas de sus funciones más útiles son:
⇒ Fichaje geolocalizado: captura el momento de entrada, salida y pausas junto a la ubicación mediante GPS. Ideal para equipos remotos y comerciales.
⇒ Registro de asistencia instantáneo y automático: captura cada entrada en tiempo real, eliminando errores humanos por registro manual.
⇒ Almacenamiento seguro y auditado: los datos permanecen inalterados al menos cuatro años y son de fácil acceso para cualquier inspección.
⇒ Alertas automáticas: el sistema notifica a los empleados o al área de Recursos Humanos si un fichaje ocurre fuera del horario o del perímetro autorizado.
⇒ Informes a medida: genera resúmenes sobre horas ordinarias, extras, descansos e incidencias, lo que simplifica nóminas y auditorías.
⇒ Integración fluida: sincroniza con nóminas, ausencias y planificación de turnos.
Ventajas para la gestión empresarial
Centralización y Transparencia.
Recursos Humanos dispone de un único panel donde revisar registros en tiempo real, identificar desviaciones y exportar informes claros en minutos.
Productividad elevada.
La programación visual de horarios minimiza la ineficiencia asociada a errores en el fichaje manual, y, a la vez, fortalece la confianza del equipo.
Adaptación a modelos híbridos.
A través de la app, los colaboradores pueden registrar su jornada desde la oficina, la casa o la obra, adaptándose sin problemas al nuevo modelo laboral.
Los comerciales, por ejemplo, pueden registrar su entrada y salida cuándo comienzan y terminan su jornada real
Reducción de fraudes.
El fichaje geolocalizado, sumado a perímetros definidos, desanima los registros falsos y permite confirmar la ubicación real de cada trabajador.
Funcionalidades concretas de apps como Sesame HR
Un software de referencia para el control horario como Sesame HR permite efectuar muchas funciones y simplifica las operaciones en las compañías.
Permite el fichaje con móvil, tablet o PC, con registro automático de entrada, salida y descansos, además de geolocalización configurable, con perímetros y alertas por fichaje fuera de área e informes pormenorizados sobre jornadas, extras, ausencias e incidencias, entre otras funciones.
Además, facilita la supervisión en tiempo real con acceso remoto para inspecciones y la integración con nómina y gestión de personal, agilizando procesos contables y laborales.
Implementación práctica paso a paso
1- Analizar la plantilla y tipos de jornada: presencial, remota, comercial, etc.
2- Seleccionar un software especializado que cumpla con requisitos legales y tecnológicos.
3- Definir políticas de uso, horarios, pausas, zona de fichaje, y comunicar las normas a empleados y representantes.
4- Formación rápida del equipo, mostrando cómo opera la aplicación en móviles y en escritorio.
5- Control en vivo y revisiones periódicas para detectar errores, desviaciones o intentos de manipulación.
6- Generación mensual de informes y archivo electrónico bien organizado, preparado para inspecciones.
En suma, la digitalización del control horario mediante aplicaciones móviles no solo facilita el cumplimiento de la nueva jornada de 37,5 horas, evitando posibles sanciones, sino que también suma a las organizaciones en áreas clave: centralización de datos, mayor transparencia, reducción de costos laborales, protección de derechos, igualdad real y un clima interno más saludable.
Al implementar estas aplicaciones, las organizaciones se aseguran de cumplir con la legislación actual y, al mismo tiempo, refuerzan su dedicación a la eficiencia, el respeto a la ley y el bienestar de su plantilla.
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